Gmina Kłaj złożyła wniosek o dofinansowanie dużego przedsięwzięcia w ramach programu Cyfrowa Gmina. Jest to projektu cyfryzacji Urzędu Gminy i zwiększenia cyfrowej odporności na zagrożenia, na realizację czego wnioskowano o grant z budżetu Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.
Dlaczego warto?
W Gminie Kłaj odczuwalny jest problem braku dostępności usług publicznych bez konieczności wizyty w Urzędzie. O potrzebie wdrożenia przedsięwzięć, które pozwolą rozwinąć potencjał gminy w zakresie usług publicznych na drodze elektronicznej sygnalizowali niejednokrotnie zarówno mieszkańcy Gminy Kłaj, turyści, jak i pracownicy samorządowi. Problem ten szczególnie widoczny jest w dobie panującej pandemii związanej z Covid-19. Wychodząc naprzeciw sygnalizowanym potrzebom, jednocześnie chcąc usprawnić obsługę stron, w Urzędzie Gminy w Kłaju konieczne jest wprowadzenie nowoczesnych form komunikacji.
Aplikacja mobilna jako sposób komunikowania
Pierwszym krokiem, do osiągnięcia tego celu ma stać się wdrożona aplikacja mobilna działająca na urządzeniach przenośnych i służąca komunikacji dwukierunkowej. Aplikacja będzie dostarczała mieszkańcom informacji w zakresie m.in. aktualności, wydarzeń oraz mogących wystąpić zagrożeń. Zwrotnie natomiast mieszkaniec będzie mógł mobilnie przesłać informacje dotyczące powstałego w danej chwili problemu, np. zgłosić nieświecącą lampę lub wyciek wody.
Portal dla mieszkańca ułatwieniem spraw bieżących
Drugim z planowanych rozwiązań jest zmodernizowanie na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Gminy w Kłaju: www.klaj.pl portalu dla mieszkańców. Zostanie on ulepszony o funkcję, która pozwoli zainteresowanym stronom poznać pełny obraz rozliczeń. Z łatwością będzie można sprawdzić czy na koncie pojawiają się jakieś nadpłaty lub zaległości. Mieszkaniec po zalogowaniu się będzie miał pełen obraz powstałych zobowiązań wobec gminy np. niezapłacony lub nadpłacony podatek, uiszczona lub nie opłata za zagospodarowanie odpadów komunalnych. Kolejnie szybkim przelewem dokonać będzie można płatności on-line Co to zmieni? To rozwiązanie znaczymy stopniu zmniejszy bieżące problemy z dostępnością usług publicznych, usprawni pracę urzędników samorządowych, jak również– znacznie skrócą czas ich realizacji. Wielką zaletą rozbudowanego portalu dla interesanta będzie to, że mieszkaniec mający sprawę do załatwienia w Urzędzie będzie to mógł zrobić w dowolnej chwili z domu, bez konieczności wizyty w siedzibie Urzędu.
Sprawniejszy System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
Projekt przewiduje również usprawnienie Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją tzw. EZD. W tym celu przewiduje się nawiązanie współpracy z Pocztą Polska w ramach elektronicznego nadawcy oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane wystawiane będą z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, a co ważniejsze - przy użyciu programów komercyjnych.
Zwiększone bezpieczeństwo cyfrowe
Gmina Kłaj zamierza także podnieść bezpieczeństwo Urzędu Gminy. W ramach realizacji grantu, planowane jest przeprowadzenie audytu cyberbezpieczeństwa oraz pełna modernizacja serwerowni i sieci LN/WiFi wraz z wymianą starych stacji roboczych. W planie jest zwiększenie cyfrowej odporności na zagrożenia i zapewnienia bezpieczeństwa na najwyższym poziomie. Wirtualizacja, duplikacja urządzeń i nowoczesne rozwiązania w zakresie kopiowania i szyfrowania danych zwiększają bezpieczeństwo Gminy Kłaj przed wszelkimi dającymi się przewidzieć problemami związanymi z infrastrukturą i utratą danych. Bezpieczeństwo cyfrowe to nie tylko sprzęt, ale również nowoczesne, legalne oprogramowanie. Dlatego też przegląd i zakup licencji oprogramowania używanego w Urzędzie są konieczne.
Kiedy?
Wszystkie te założenia staną się realne do osiągnięcia po otrzymaniu dofinasowanie na realizację przedsięwzięcia. Gmina wnioskowała o maksymalną wartość grantu w kwocie 325.080,00 złotych.
